RKS, spol. s r.o.

GDPR-Ochrana osobných údajov

Rešpektujeme a vážime si súkromie našich zákazníkov, preto zhromažďujeme len také informácie, ktoré potrebujeme na konkrétne účely. Našim cieľom je poskytovať služby takým spôsobom aby boli za každých okolností dodržané zásady ochrany osobných údajov a ochrany súkromia. Osobné údaje získavame a uchovávame len v nevyhnutnom rozsahu a na nevyhnutne potrebnú dobu.

O našej spoločnosti

Spoločnosť RKS, spol. s r.o. so sídlom Rajecká 36 Bratislava 821 07, Slovenská republika, IČO: 307 412 75, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I Oddiel: Sro, vložka č. 2187/B (ďalej ako RKS) je správcom Vašich osobných údajov. Pri spracúvaní osobných údajov sa riadime primárne všeobecným nariadením EÚ o ochrane osobných údajov (ďalej ako GDPR), ktoré upravuje aj Vaše práva ako dotknutej osoby. Ďalej sa riadime tými ustanoveniami Zákona o ochrane osobných údajov, ktoré sa na nás vzťahujú ako aj ďalšími platnými právnymi predpismi vzťahujúcimi sa na spracúvanie osobných údajov a ochranu súkromia. Vo veci uplatnenia Vašich práv v oblasti osobných údajov môžete kontaktovať e-mailom info(zavináč)rksba.sk, telefonicky +421 2 4564 8204 alebo poštou na vyššie uvedenú adresu.

V zmysle nariadenia GDPR Vám odpovieme bez zbytočného odkladu, najneskôr však do 1 mesiaca, prípadne do dvoch mesiacov ak sú splnené zákonné podmienky na predĺženie lehoty.

Z akého dôvodu o Vás spracúvame údaje a na aký účel?

Je pre nás nevyhnutne spracúvať osobné údaje, ktoré ste nám poskytli z dôvodu, aby sme Vám mohli poskytovať naše produkty, služby a aby sme mohli plniť zmluvné a zákonom dané povinnosti a chrániť naše oprávnené záujmy, prípadne oprávnené záujmy našich zákazníkov a iných osôb.

Údaje spracúvame za účelom:

• Informovania o servise. Ide o potvrdenia o prijatí do servisu, informovania o priebehu servisu, informácie o ukončení servisu, iná komunikácia súvisiaca so servisom. Pri informovaní o servise vystupujeme ako Prevádzkovateľ podľa čl.6 ods. 1 písmeno b) GDPR. Uvedené spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné za účelom plnenia zmluvy.
• Účtovnej a daňovej agendy, ktorý nám vyplýva z predpisov o správe dani a v oblasti účtovníctva. Jedná sa typicky o faktúry, podklady k faktúram, dodacie listy a iné súvisiace dokumenty. V spracúvaní na tento účel vystupujeme v pozícii Prevádzkovateľ podľa čl.6 ods. 1 písmeno c) GDPR
• Poskytovania tovarov a služieb, kde vystupujeme v pozícii Prevádzkovateľ podľa čl.6 ods. 1 písmeno f) GDPR. Uvedené spracúvanie osobných údajov na  evidenciu obchodnej agendy považujeme za náš oprávnený záujem.
• Vedenia právnej agendy. V odôvodnených prípadoch je nutné uplatňovať, preukazovať alebo obhajovať naše právne nároky mimosúdnou alebo súdnou cestou alebo musíme poskytnúť súčinnosť orgánom verejnej moci. V spracúvaní na tento účel vystupujeme v pozícii Prevádzkovateľ podľa čl.6 ods. 1 písmeno f) GDPR a podľa čl.9 ods. 2 písmeno f) GDPR. Uvedené spracúvanie osobných údajov na  evidenciu obchodnej agendy považujeme za náš oprávnený záujem a za spracúvanie nevyhnutné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, alebo kedykoľvek keď súdy vykonávajú svoju súdnu právomoc.
• Plnenia zmluvy s fyzickými osobami. Spracúvame osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na plnenie rôznych zmlúv s fyzickými osobami, napr. zmluvy o dielo, účasť na školeniach a seminároch. V spracúvaní na tento účel vystupujeme v pozícii Prevádzkovateľ podľa čl.6 ods. 1 písmeno b) GDPR ak ide o fyzický osobu.
• Archivácie a registratúry. Osobné údaje máme povinnosť v niektorých prípadoch spracúvať v súvislosti so Zákonom o archívoch a registratúrach a zároveň aj na podľa čl.89 GDPR kde vystupujeme v pozícii Prevádzkovateľ.
• Štatistické účely. Vyššie získané a spracúvané údaje v nevyhnutných prípadoch ak je to zákonom požadované môžeme spracúvať na štatistické účely. Na štatistické účely sa neposkytujú konkrétne údaje ale údaje kumulatívne alebo anonymné, ako napríklad množstvo zákazníkov, zamestnancov, ekonomické štatistické údaje.  V spracúvaní na tento účel vystupujeme v pozícii Prevádzkovateľ podľa čl.89 GDPR.

Kto príde do kontaktu s vašimi údajmi?

S Vašimi osobnými údajmi prioritne prichádzajú do kontaktu naši oprávnení zamestnanci pri zachovaní mlčanlivosti. V nevyhnutnej a odôvodnenej miere môžeme niektoré Vaše údaje sprístupniť iným osobám pri zachovaní mlčanlivosti, ak nám to dovoľuje zmluva so zákazníkom, so súhlasom zákazníka alebo ak nám takáto povinnosť vyplýva z právnych predpisov. V závislosti od okolností a účelu spracúvania patria medzi príjemcov najmä:

• Naši zamestnanci k tomu oprávnení
• Prepravné spoločnosti

V prípade spracúvania osobných údajov formou sub-dodávateľskej spoločnosti túto spoločnosť najprv komplexne preverujeme, či spĺňa podmienky z hľadiska bezpečnosti spracúvania osobných údajov podľa GDPR a až následne spoločnosť spracúvaním osobných údajov poveríme.

V prípade požiadavky na sprístupnenie Vašich osobných údajov od orgánu verejnej moci skúmame, či sú legislatívou stanovené podmienky na ich sprístupnenie. Bez riadneho preverenia legislatívneho nároku nie sú Vaše údaje sprístupnené.

Prenos údajov mimo SR

Cezhraničný prenos údajov mimo EU/EHS nevykonávame.

Ako dlho budeme Vaše údaje uchovávať?

Vaše osobné údaje uchovávame len po dobu nevyhnutnú. Doba uchovávania údajov vo všeobecnosti vyplýva z právnych predpisov. V prípade že doba uchovávania  nevyplýva z právnych predpisov, určujeme ju na základe vzťahu ku konkrétnemu účelu na základe internej politiky a registratúrneho (archivačného) plánu.

Takto určené všeobecné doby uchovávania osobných údajov na horeuvedené účely spracúvania osobných údajov sú nasledovné:

• Informovanie o servise. Doba uchovávania 5 rokov z dôvodu reklamácie skrytých vád
• Účtovná a daňová agenda. Doba uchovávania počas 10 rokov nasledujúcich od ukončenia účtovného roka.
• Poskytovanie tovarov a služieb. Doba uchovávania počas trvania zmluvného vzťahu.
• Vedenie právnej agendy. Doba uchovávania do premlčania právneho nároku.
• Plnenie zmluvy s fyzickými osobami. Doba uchovávania počas trvania zmluvného vzťahu.
• Archivácia a registratúra. Doba uchovávania počas lehôt uloženia podľa archivačného poriadku.
• Štatistické účely. Doba uchovávania počas existencie iných účelov spracovania

V prípade, že máte záujem dozvedieť sa o spôsobe uchovávania alebo spracúvania Vašich osobných údajov na konkrétny účel, obráťte sa na nás so žiadosťou na e-mailom info(zavináč)rksba.sk, telefonicky +421 2 4564 8204  alebo poštou na vyššie uvedenú adresu.

Spôsob získavania osobných údajov

Vaše osobné údaje získavane najčastejšie priamou formou od Vás, čiže ide o získanie osobných údajov dobrovoľné. Osobné údaje nám poskytujete napríklad formou:

• Vyplnením kontaktného formuláru na našej webovej stránke.
• Komunikáciou s nami

Vaše osobné údaje môžeme získať aj od Vášho zamestnávateľa napríklad pri prihlásení zamestnancov na školenie, od Vašich kolegov za účelom plnenia zmluvy, ak ste štatutárom organizácie, ktorá je našim zmluvným partnerom alebo stranou s ktorou jednáme o uzatvorení zmluvného vzťahu, Vaše osobné údaje môžeme získať z verejne dostupných zdrojov a registrov, atď.

V žiadnom prípade však systematicky nespracúvame žiadne náhodne získané osobné údaje na žiadny nami vymedzený účel.

Profilovanie a automatizované spracúvanie s právnym účinkom

RKS nepoužíva vo svojich systémoch profilovanie. RKS nevykonáva spracovateľské operácie na základe ktorých by prichádzalo k prijímaniu rozhodnutia s právnym účinkom lebo iným podstatným vplyvom na Vašu osobu, ktoré by boli založené výlučne na plne automatizovanom spracúvaní Vašich osobných údajov.

Zabezpečenie Vašich osobných údajov

Naša spoločnosť riadne zabezpečuje osobné údaje, pričom má zavedené všeobecne akceptované bezpečnostné a technické štandardy na zabezpečenie dát pred stratou, zneužitím, neautorizovaným prístupom, zničením alebo iným dopadom na práva dotknutej osoby. Dáta sú umiestnené v  zabezpečených úložiskách. V prípade prenosu citlivých dát sú používané šifrované prenosy údajov.

Súbory cookies

Súbory cookies sú malé textové súbory, ktoré môžu byť do internetového prehliadača odosielané pri návšteve webových stránok a ukladané do vášho zariadenia (počítača alebo do iného zariadenia s prístupom na internet, ako napr. smartphone alebo tablet). Súbory cookies sa ukladajú do priečinka pre súbory vášho internetového  prehliadača. Cookies obvykle obsahujú názov webovej stránky, z ktorej pochádzajú a dátum svojho vzniku. Pri ďalšej návšteve stránky webový prehliadač znovu načíta súbory cookies a tieto informácie odošle späť webovej stránke, ktorá pôvodne cookies vytvorila. Súbory cookies, ktoré používame, nepoškodzujú váš počítač.

Práva dotknutých osôb

Máte právo na prístup k svojim údajom, na ich zmenu alebo vymazanie. Takisto máte právo na obmedzenie ich spracovania alebo na námietku proti spracúvaniu Vašich osobných údajov na účely priameho marketingu. Máte tiež právo na prenosnosť údajov, čo znamená, že vám na požiadanie poskytneme údaje vo strojovo čitateľnom formáte.

Rovnako máte právo namietať voči spracúvaniu osobných údajov na základe oprávnených záujmov:

• Poskytovania tovarov a služieb
• Vedenia právnej agendy
• V prípade uplatnenia práva namietať voči spracúvaniu voči týmto oprávneným záujmom Vám radi preukážeme spôsob ktorým sme tieto oprávnené záujmy vyhodnotili.

Nariadenie GDPR ustanovuje podmienky výkonu Vašich práv, neznamená to však, že bude pri uplatňovaní jednotlivých práv automaticky z našej strany každému vyhovené. V niektorých prípadoch sa môžu uplatňovať výnimky alebo naviazanosť niektorých práv na konkrétne podmienky, ktoré nemusia byť v každom prípade splnené. Každou žiadosťou sa budeme individuálne zaoberať a skúmať ju z hladiska právnej úpravy a výnimiek

Práva dotknutej osoby sú najmä:

Prístup k osobným údajom (podľa čl. 15 Nariadenia)

Dotknutá osoba má právo získať od prevádzkovateľa potvrdenie o tom, či sa spracúvajú osobné údaje, ktoré sa jej týkajú. Ak prevádzkovateľ takéto osobné údaje spracúva, dotknutá osoba má právo získať prístup k týmto osobným údajom a informácie o:

• účele spracúvania osobných údajov,
• kategórii spracúvaných osobných údajov,
• identifikácii príjemcu alebo o kategórii príjemcu, ktorému boli alebo majú byť osobné údaje poskytnuté, najmä o príjemcovi v tretej krajine alebo o medzinárodnej organizácii (ak je to možné),
• dobe uchovávania osobných údajov (ak to nie je možné, informáciu o kritériách jej určenia),
• práve požadovať od prevádzkovateľa opravu osobných údajov týkajúcich sa dotknutej osoby, ich vymazanie alebo obmedzenie ich spracúvania, alebo o práve namietať spracúvanie osobných údajov,
• práve podať v zmysle Nariadenia sťažnosť dozornému orgánu, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov SR, alebo podať v zmysle Zákona návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov,
• zdroji osobných údajov, ak sa osobné údaje nezískali od dotknutej osoby,
• existencii automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania (vrátane informácií o použitom postupe, ako aj o význame a predpokladaných dôsledkoch takého spracúvania osobných údajov pre dotknutú osobu),
• o primeraných zárukách týkajúcich sa prenosu, v prípade ak sa osobné údaje prenášajú do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii.

RKS, spol. s r.o. poskytne dotknutej osobe kópiu osobných údajov, ktoré sa spracúvajú. Za opakované poskytnutie osobných údajov, o ktoré dotknutá osoba požiada, môže RKS, spol. s r.o. účtovať primeraný poplatok zodpovedajúci administratívnym nákladom.

Ak dotknutá osoba podala žiadosť elektronickými prostriedkami, informácie sa poskytnú v bežne používanej elektronickej podobe, pokiaľ dotknutá osoba nepožiadala o iný spôsob.

Právo na opravu (podľa čl. 16 Nariadenia)

Dotknutá osoba má právo na to, aby prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu opravil nesprávne osobné údaje, ktoré sa jej týkajú. So zreteľom na účel spracúvania osobných údajov má dotknutá osoba právo na doplnenie neúplných osobných údajov.

Právo na vymazanie (právo na zabudnutie podľa čl. 17 Nariadenia)

Dotknutá osoba má právo na to, aby prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu vymazal osobné údaje, ktoré sa jej týkajú, ak je naplnený niektorý z nasledovných dôvodov:

• osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali,
• dotknutá osoba odvolá súhlas (viď nižšie), na základe ktorého sa spracúvanie vykonáva, ak neexistuje iný právny základ pre spracúvanie,
• dotknutá osoba namieta voči spracúvaniu, ktoré je vykonávané na právnom základe verejného záujmu alebo oprávneného záujmu (viď nižšie) a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie,
• osobné údaje sa spracúvali nezákonne,
• osobné údaje musia byť vymazané, aby sa splnila zákonná povinnosť podľa práva Európskej únie alebo práva Slovenskej republiky,
• osobné údaje sa získavali v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti podľa článku 8 od. 1 Nariadenia.

Toto právo sa neuplatňuje, ak je spracúvanie osobných údajov potrebné napríklad na uplatnenie práva na slobodu prejavu a na informácie, na splnenie zákonnej povinnosti, alebo na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi, z dôvodov verejného záujmu v oblasti verejného zdravia, na účely archivácie vo verejnom záujme, na účely vedeckého alebo historického výskumu či na štatistické účely, na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Právo na obmedzenie spracúvania (podľa čl. 18 Nariadenia)

Dotknutá osoba má právo na to, aby prevádzkovateľ obmedzil spracúvanie osobných údajov pokiaľ ide o jeden z týchto prípadov:

• dotknutá osoba napadne správnosť osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho prevádzkovateľovi overiť správnosť osobných údajov,
• spracúvanie je protizákonné a dotknutá osoba namieta proti vymazaniu osobných údajov a žiada namiesto toho obmedzenie ich použitia,
• prevádzkovateľ už nepotrebuje osobné údaje na účely spracúvania, ale potrebuje ich dotknutá osoba na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov,
• dotknutá osoba namietala voči spracúvaniu, ktoré je vykonávané na právnom základe verejného záujmu alebo oprávneného záujmu (viď nižšie), a to až do overenia, či oprávnené dôvody na strane prevádzkovateľa prevažujú nad oprávnenými dôvodmi dotknutej osoby.

Ak dôjde k obmedzeniu spracúvania osobných údajov, prevádzkovateľ môže takéto osobné údaje ďalej len uchovávať alebo spracúvať na účely preukazovania, uplatňovania alebo obhajovania právnych nárokov, na ochranu práv iných osôb alebo z dôvodov dôležitého verejného záujmu. Iné spracúvanie možno vykonávať len so súhlasom dotknutej osoby.

Ak by malo dôjsť k zrušeniu obmedzenia spracúvania osobných údajov, prevádzkovateľ o tejto skutočnosti dotknutú osobu vopred informuje.

Právo na prenosnosť údajov (podľa čl. 20 Nariadenia)

Dotknutá osoba má pri uplatňovaní svojho práva na prenosnosť údajov právo získať (v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte) a preniesť osobné údaje priamo od jedného prevádzkovateľa druhému prevádzkovateľovi, pokiaľ je to technicky možné.

Právo na prenosnosť osobných údajov je možné uplatniť za predpokladu, že:

• sa spracúvanie zakladá na právnom základe súhlas alebo zmluva, a
• spracúvanie sa vykonáva automatizovanými prostriedkami.

Právo namietať (podľa čl. 21 Nariadenia)

V prípade, ak je právny základ spracúvania osobných údajov splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme (podľa čl. 6 ods. 1 písm. e) Nariadenia alebo oprávnený záujem (podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia, má dotknutá osoba právo tiež namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa jej týka, vrátane namietania proti profilovaniu.

V prípade takéhoto namietania sprostredkovateľ nesmie ďalej spracúvať osobné údaje, pokiaľ nepreukáže:

• nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad záujmami, právami a slobodami dotknutej osoby alebo
• dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania (podľa čl. 22 Nariadenia)

Dotknutá osoba má právo na to, aby sa na ňu nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, vrátane profilovania, a ktoré má právne účinky, ktoré sa jej týkajú alebo ju podobne významne ovplyvňujú.

Toto právo sa neuplatňuje, ak je rozhodnutie:

• nevyhnutné na uzavretie alebo plnenie zmluvy medzi dotknutou osobou a prevádzkovateľom,
• povolené právom Európskej únie alebo Slovenskej republiky alebo
• založené na výslovnom súhlase dotknutej osoby.

Právo na odvolanie súhlasu (podľa čl. 7 Nariadenia)

V prípade, ak je spracúvanie osobných údajov založené na súhlase dotknutej osoby, dotknutá osoba má právo kedykoľvek tento súhlas odvolať.

Odvolanie súhlasu možno odvolať rovnakým spôsobom akým bol súhlas udelený. Zároveň môže dotknutá osoba súhlas odvolať aj nasledovnými spôsobmi:

• elektronickou poštou na adresu info(zavináč)rksba.sk,
• telefonicky na telefónne číslo +421 2 45648204 alebo
• písomne na adresu RKS, spol. s r.o., Rajecká 36, 821 07 Bratislava

Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založeného na súhlase udelenom pred jeho odvolaním.  Rovnako máte právo podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov alebo sa obrátiť so žalobou na príslušný súd.

Na stiahnutie:

Žiadosť dotknutej osoby na uplatnenie jej práv

Dozorný orgán

V súvislosti so spracovaním osobných údajov máte právo podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov, ktorý je národným dozorným orgánom. Kontaktné údaje nájdete na webovej stránke UOOU.

Zdokonaľovanie ochrany osobných údajov

V rámci ochrany osobných údajov sme povinní neustále proces zdokonaľovať a reagovať na nové technické a legislatívne požiadavky. V prípade podstatných zmien Vám dáme túto zmenu na vedomosť oznámením na web stránke alebo prostredníctvom oznamovacieho e-mailu.